Keine Institution kann sich zukünftig der Digitalisierung verschließen. Die dadurch realisierbaren Automatisierungs- und Optimierungspotenziale sind signifikant. Mit der Einführung von WINYARD haben wir eine einheitliche Informationsbasis geschaffen, die eine unternehmensübergreifende Sicht auf alle Prozesse, Akten und Projekte gewährleistet. Der Einsatz der Workflowlösung im Posteingangsbereich zeigt, dass sich erhebliche Nutzenpotentiale erschließen lassen und aktiv zum optimierten Informationsfluss im Hause beitragen können. Den beteiligten Partnern danke ich ausdrücklich für die hervorragende gemeinsame Arbeit und setze auf eine erfolgreiche Fortführung unserer Partnerschaft.

Mathias Leutert
Geschäftsführer ZVWV

www.zvwvps.de

Die eAkte – Basis für eine effiziente Arbeit im Zweckverband Wasserversorgung Pirna/Sebnitz

Mit der erfolgreichen IT-Einführung der Branchensoftware msu.wasser im Zweckverband Wasserversorgung Pirna/Sebnitz stand die Aufgabe, die entstehenden Informationen (Dokumente) in einer elektronischen Akte (eAkte) abzulegen. Im ersten Schritt sollte im Bereich der Verwaltung der Investitionen, der Debitoren und Kreditoren die eAkte, die Basis der Informationsablage darstellen. Es bestand die Forderung eine direkte Integration zur Softwareapplikation der msu solutions GmbH (msu) zu schaffen, um keinen Mehraufwand bei den Sachbearbeitern/innen zu erzeugen. Federführend ist und sollte die Fachapplikation der msu sein. Nach einer gemeinsamen Präsentation der LCS Computer Service GmbH (LCS) und der msu mit dem ZVWV Pirna/Sebnitz ist die Entscheidung für das Produkt WINYARD DMS gefallen. Nach der Auftragserteilung Ende September 2016 wurden die ersten Projektgespräche geführt. Hier erfolgte auch die Festlegung, dass die Umsetzung im Verband und die Integration zur eingeführten msu-Lösung noch im Jahr 2016 zu realisieren ist.

Diese Zielstellung wurde damit begründet, ab dem 02.01.2017 in den Produktionsbetrieb gehen zu müssen - eine sportliche Vorgabe für das gesamte Team. Dank der hervorragenden Zusammenarbeit aller Beteiligten ist diese Aufgabe fristgemäß gelöst worden.

Welche Prozesse wurden bisher umgesetzt:

• Debitorenakten – Integration in msu
• Kreditorenakten – Integration in msu
• Investitionsakten – Integration in msu
• Posteingangs-/Postausgangsworkflow

Um einen effizienten Einsatz des Produktes WINYARD DMS zu gewährleisten, sind alle Mitarbeiter des Zweckverbandes, unter Nutzung eines mobilen Schulungskabinetts vor Ort geschult worden. Damit sind alle Mitarbeiter/innen in die Lage versetzt worden, nicht nur Informationen über die Integration von msu.wasser abzurufen, sondern zudem den eingehenden und ausgehenden Schriftverkehr zur eAkte abzulegen. Dies gilt auch für die Informationen die als E-Mail im Zweckverband verarbeitet werden.

Natürlich konnten in dem kurzen Zeitraum von der Entscheidung im September, über die Installation und Integration, bis hin zu den letzten Schulungen Ende Dezember nicht alle Prozesse umgesetzt werden. In der Realisierung sind daher aktuell noch die Integration des Rechnungseingangs und die Abbildung des Vertragsmanagements. Hier sind die Vorarbeiten bereits abgeschlossen und eine kurzfristige Umsetzung ist geplant.