Basis für Fachanwendungen

Ein entscheidender Faktor ist die Integration und Interaktion zu den vorhandenen Fach­verfahren. Durch den zentralen Einsatz von WINYARD DMS ersetzen Sie starre, unflexible oder fehlende Dokumenten­ablagen. Im Vergleich zu einzelnen E-Akte Lösungen wird mit der Implementierung von WINYARD DMS eine deutlich, effizientere Ablage von Dokumenten gewähr­­leistet. Aus administrativer Sicht verringert sich der Pflege­aufwand von Insel­lösungen um ein Vielfaches. Die oftmals fehlende Daten­sicherung und der eingeschränkte Informations­zugriff werden erfolgreich überwunden.

Dies stellt im Gegensatz zur Ablage von Vorgängen in Datei­verzeichnissen einen Quanten­sprung dar. WINYARD DMS fungiert als Service für Ihre Fach­applikationen. Dort wo Vorgänge bearbeitet werden, bleibt das Fach­verfahren federführend. WINYARD DMS läuft transparent im Hintergrund und sorgt für die ordnungs­gemäße Akten­führung, ohne das es die Anwender bemerken. Eine flexible Schnitt­stellen­konfiguration sichert die Verknüpfung zu vorgangs­relevanten Daten und automatisiert die Massen­ablage.

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Ihre Post wird digital – Postmanagement mit WINYARD Workflow

Sie möchten sich auf die Haupt­aufgaben und auf das Kern­geschäft konzentrieren und die Durch­laufzeiten innerhalb des Hauses reduzieren. Dann haben wir eine effiziente Lösung für Sie. Das Post­management mit WINYARD Workflow ermöglicht es Ihnen die Eingangs­post schnell und optimal zu bearbeiten. Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden mit Hilfe eines Scanners „früh“ eingescannt und in den digitalen Posteingang übertragen. Die auf OCR-basierende Dokumenten­­umwandlung ermöglicht eine Daten­extraktion. Auf dieser Basis lassen sich die Dokumente mit Leichtigkeit klassifizieren und indizieren. In einem komfortablen Formular werden alle relevanten Metadaten hinterlegt und Adress­felder automatisiert befüllt.

Das Weiter­leiten des erfassten Posteingangs erfolgt in einer übersichtlichen Darstellung. Eine dynamische Verteilung ermöglicht die Zuordnung in abteilungs- oder rollen­spezifische Post­eingangs­körbe. Jedem Prozess­beteiligten wird es ermöglicht, weitere Aufgaben und Vermerke zur Bearbeitung hinzuzufügen. Der aktuelle Bearbeitungs­stand, Verzögerungen, Änderungen, Historie und Zugangs­berechtigungen sind im WINYARD Post­management nach Ihren Anforderungen definiert. Sie sind jederzeit über alle Posteingänge im Bilde. Jeder Prozess­schritt wird protokolliert. Jede Änderung im Formular wird mit Bearbeiter und Uhrzeit festgehalten.

Rollenmanagement

Das Rollenmanagement in all seiner Komplexität und die damit verbundene Zuordnung von Berechtigungen werden immer relevanter. Besonders bei Neueinstellungen und Fachbereichswechsel fehlen oft entsprechende Zugriffsberechtigungen auf vorhandene Applikationen. Eine dezentrale Administration der Anwendungen führt zu hohem Aufwand, da das verantwortliche IT-Personal entsprechende Zugriffsberechtigungen und Rollen erst mühsam in Erfahrung bringen muss.

WINYARD Identity sorgt dafür, ein verwaltungsweites Rollen­management abzubilden und zu etablieren. Maßgebend ist dabei die kontinuierliche Aktualisierung der entsprechenden Geschäftsrollen und der digitalen Identitäten. Die Zuweisung von Geschäftsrollen als auch Systemrollen mit diversen Berechtigungen sorgen dafür, dass neue Mitarbeiter umgehend produktiv arbeiten können und mit entsprechenden Zugriffsprivilegien versorgt werden.