Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Geschäftsprozesse definiert, modelliert, verwaltet und ausgeführt werden. Ein Workflow ist die Nachbildung von Geschäftsprozessen in mehrere, technologische Teilschritte. Digitale Workflows unterstützen und steuern den Ablauf von Verwaltungsprozessen, insbesondere dort wo Auskünfte umgehend benötigt werden und sich Mitarbeiter Informationen teilen.
Viele unübersichtliche Routinearbeiten behindern die tägliche Vorgangsbearbeitung und Entscheidungsfindung. Lange Bearbeitungszeiten, hohe Fehlerquoten und unklare Zuständigkeiten sind die Folge. Warum so schwer, wenn es auch einfach geht. WINYARD Workflow ist ein Prozess-Management-System, das Ihre komplexen Geschäftsprozesse vereinfacht. Das System regelt und automatisiert Ihre Arbeitsabläufe. WINYARD Workflow bietet Unterstützung, um der richtigen Person, das richtige Dokument, zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.
Die Rechnungsbearbeitung und Posteingangserfassung sind typische Anwendungsbeispiele für die Einsatzmöglichkeiten unserer WINYARD Workflow-Lösung. Alle im Verlauf des Workflows getroffenen Entscheidungen, Genehmigungen und Kenntnisnahmen werden protokolliert. Mit der rollenbasierten Zuordnung können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden – dadurch lassen sich Eskalationsszenarien und Vertreterregelungen leicht realisieren.
Funktionen
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Benutzeroberfläche
- Schnelle und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche
- Benutzerdefiniertes Layout
- Hochmodernes zukunftssicheres Basis-Framework
- Servergespeicherte Profile
- Client-Server Architektur
- Individuelle Positionierung der benötigen Fenster und Informationen
- Integrierte Vorschau
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Formular
- Dynamische Formulardefinition
- Individuelles Design nach Kundenwunsch
- Zahlreiche Prozessbezogene Vorlagen
- Automatisierte Eingabeunterstützung
- Integrierte Datenerfassung (Kundendatenbanken)
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Regeln / Management
- Benutzermanagement und Profilverwaltung
- Berechtigungsmanagement (Freigabe von Workflows)
- Flexible Vertretungsregelung
- Individuelles Rollen- und Benutzerkonzept
- Priorisierung eigener Aufgaben und Prozesse
- Fristüberwachung durch Eskalationsmanagement
- Automatische Wiedervorlagen
- Formulargestützte Verarbeitung und Erfassung von Metadaten
- Organisationsmanagement (Bereiche, Abteilungen, Standorte, u.v.m.)
- Rechteverwaltung auf Prozessebene (Schreib- und Leserechte)
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Dokumentation
- Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
- Hierarchische Darstellung eigener Prozesse und Aufgaben
- Individuelle Informationen über den laufenden Geschäftsprozess
- Prozess- und Aufgabenverfolgung
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Signaturen
- Individuelle Anpassung an länderspezifische Rahmenbedingungen
- Rechtskonforme Implementierung elektronischer Signaturen
- Abbildung von einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur
- Integration von Signaturservern
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Integrationen
- Leistungsfähige Programmierschnittstelle (API)
- Integration von Drittanbieterlösungen
- Unterstützung zahlreicher Authentifizierungsmethoden
- Flexible Möglichkeiten zur Erweiterung
- Dynamische Anbindung an bestehende Organisationsstrukturen
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Workflow Designer
- Modellierung von Geschäftsregeln
- Grafische Benutzeroberfläche
- Integration von Prozessbeschreibungsstandards
- Definition eigener Aktivitäten
- Veröffentlichungsmanagement
Vorteile
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Ordnung und Effizienz
- Automatisierung von Geschäftsfällen und Weiterleitungen
- Zügige Auswahl der zuständigen Sachbearbeitung durch klare Strukturen
- Bearbeitung in vorhergesehener Reihenfolge
- Nachvollziehbare Prozesse und korrekte Verteilung
- Transparentes und konsistentes Abarbeiten von Geschäftsfällen
- Erleichterung der räumlichen Verteilung von Geschäftsprozessen
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Kommunikation und Information
- Interner Überblick und Nachweis über den aktuellen Bearbeitungsstand des Workflows
- Vermeidung von wechselnden Zuständigkeiten und Doppelarbeit
- Sicherung und Einhaltung von Terminen
- Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Fachbereichen und Standorten
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Suchen und Finden
- Komfortable Suche
- Minimierung zeitintensiver Recherche über den Status des Vorgangs
- Klassifizieren nach Dokumentenarten
- Schneller Zugriff auf vorgangsrelevante Daten
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Qualitätssicherung
- Nachvollziehbarkeit und Strukturierung von Geschäftsprozessen
- Optimierung der Reihenfolge von Aktivitäten und Verbesserung der Arbeitsteilung
- Eliminierung nicht wertschöpfender Elemente
- Produktivitätssteigerung für mehr Bürger- und Kundenservice durch deutlich kürzere Antwortzeiten
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Integration
- Modellierung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen
- Zahlreiche Mustergeschäftsprozesse vorhanden