E-Rechnung wird Pflicht – Anforderungen und Pflichten für kommunale Auftraggeber
Öffentliche Verwaltungen sind in der Pflicht, bis zum 27.11.2019
entsprechende Vorbereitungen zu treffen, damit sie den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Speicherung elektronischer Rechnungen fristgerecht garantieren können. Die Übermittlung der E-Rechnung kann als E-Mail mit XRechnung, ZUGFeRD 2.0 o.ä. zugelassenem EU-Format, über Web-Download, via De-Mail und via E-Post erfolgen.
Bedingung ist ausschließlich eine „ordentliche“ Rechnung (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Erfüllung von Umsatzsteuerpflichten). Für die Versendung elektronischer Rechnungen ist seit 1.7.2011 im Steuervereinfachungsgesetz geregelt, das KEINE elektronische Signatur erforderlich ist. Die rechtlichen Grundlagen sind im eGovermentgesetz und im E-Rechnungs-Gesetz, insbesondere im Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen geregelt.
Darüber hinaus gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Das bedeutet: Eine E-Mail ist laut GoBD aufbewahrungspflichtig, sobald sie die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs hat und steuerrelevante Informationen beinhaltet. Öffentliche Verwaltungen sind verpflichtet, jegliche elektronische Dokumente revissionsicher zu archivieren. Dies gilt ausnahmslos und zwar in den Formaten, in der die Dokumente und E-Mails vorliegen. Der Aufbewahrungszeitraum laut § 14b UStG beträgt zehn Jahre.
Die Software WINYARD bietet hier komfortable und gesetzteskonforme Lösungen an.
Die Erfassung von Eingangsrechnungen in elektronischer Form kann im WINYARD komfortabel erfasst, verarbeitet, geprüft und revisionssicher gespeichert werden. Die eRechnung enthält neben der visuellen Darstellung (PDF/A) auch die buchungsrelevanten Daten (XML). Diese können somit komfortabel an das Finanzprogramm (Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen) übergeben werden.
Weitere Funktionen im DMS:
o Automatische Erfassung von Rechnungsdaten
o Abgleich mit den Stammdaten Ihres Haushalts-, Kassen-, Rechnungswesens- und Warenwirtschaftsprogramm,
o Unterstützung bei der Erfassung von Rechnungsdaten
o HKR-unabhängige Recherchemöglichkeiten
o Vorkontierung möglich
o Unterstützung digitaler Signaturen nach dem Signaturgesetz entsprechend länderspezifischer Vorgaben der Haushalts- und Kassenverordnungen
o Fallspezifisches Routing (z.B. ab bestimmten Summen oder bei Fördermitteln)
o Beliebige Prozesskette modellierbar
o Fristenüberwachung (Skonto)
o Vollständige Protokollierung
o Revisionssichere Ablage inkl. Aufbewahrungsfristen im DMS
o Unterstützung beliebiger Finanzsoftware
o Integration von Scansoftware- und –prozessen (ScannerVision, Arbeitsplatzscanner)
o Implementierung von kundenspezifischen Rechnungsworkflows (Anordnungs- und Belegworkflows)
o Volltext Recherche
Für Ihre Fragen steht unser LCS-eGovernment-Team gern zur Verfügung.
Mail: egov@lcs-schlieben.de
Telefon: 035 361 350 0