Funktionen

  • Benutzeroberfläche
    • Schnelle und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche
    • benutzerdefiniertes Layout
    • Servergespeicherte Profile
    • Client-Server Architektur
    • Individuelle Positionierung der benötigen Fenster und Informationen
    • Integrierte Vorschau und Miniaturansicht
  • Dokumentenbearbeitung und Erfassung
    • Einfache Erfassung von elektronischen Dokumenten mit WINYARD Scanclient
    • Aktive Dokumentenbearbeitung durch Ein- und Auschecken
    • Hinzufügen digitaler Vermerke und Notizen
    • Zusammenfassen von Dokumenten und anderen Informationen zu elektronischen Akten
    • Einfache E-Mail-Archivierung zur Vorgangsakte
  • Ablagestruktur
    • Kundenspezifische individuelle Ablagestruktur
    • Integration länderspezifischer Aktenpläne
    • Mandantenfähigkeit
    • Aktenzeichengenerator
    • Zusammenfassen von Dokumenten und anderen Informationen zu E-Akten
    • Dynamische Ordnervorlagen (Debitoren, Kreditoren)
  • Versionierung und revisionssichere Speicherung
    • Sichere und rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten
    • Integrierte Versionsverwaltung
    • Vollständige Protokollierung sämtlicher Bearbeitungsprozesse
  • Dokumentenschutz / Datensicherheit
    • Aufbewahrung gemäß den rechtlichen Anforderungen und nach internen Dienstanweisungen
    • Lückenlose Aufbewahrung
    • Sicherung der Aufbewahrungsfristen
    • Gewährleistung der Dokumentenechtheit
  • Suchmöglichkeiten
    • Schnelle und exakte Dokumentenrecherche
    • Einfache Suche
    • Detaillierte und professionelle Suche
    • Volltextrecherche
    • Gezielte Suche durch Indizierung
    • Detaillierte Suchanfragen über Metainformationen
    • Sortieren
    • Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten und zur professionellen Auswertung
    • Umkreissuche und Online-Karten
  • Zugriffs- und Rechteverwaltung
    • Additive Rechteverwaltung über Gruppen und Benutzer
    • Unterstützung zahlreicher Authentifizierungsmethoden
    • Eigener WINYARD Identity Manager zur Abbildung von Hierarchien und Vertretungen
    • Abbildung eines Berechtigungskonzept zum Schutz vertraulicher Daten
    • Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten
  • Integrationen
    • Direkte Integration zu MS Office
    • Integriertes Arbeiten mit Ihrem E-Mailmanagement (u.a. Outlook, David, u.v.m.)
    • Vollständige Anbindungen elektronischer Signaturen
    • Interaktion mit flächendeckender Scanner-Software
    • Import von Exif-Daten (Geotagging)
  • Schnittstellen
    • Flexible Schnittstellenkonfigurationen
    • Kostenfreie API und Webservices
    • Kundenspezifische Fachwesenintegrationen für revisionssicheres Archivieren
    • Automatisierte Verarbeitung von Vorgängen ohne Medienbrüche

Vorteile

  • Ordnung und Effizienz
    • Ordnungsgemäße Aktenführung und Revisionssicherheit
    • Schnelles Auffinden von Dokumenten und hohe Ausführungsqualität
    • Zentrale Vorgangsbearbeitung und Dokumentenablage
    • Reduzierung der Papierflut
    • Entlastung der E-Mail-Systeme und Postfächer
    • Gleichzeitiger und ortsunabhängiger Zugriff
  • Kosten-Nutzen-Betrachtung
    • Reduktion von Speicherplatz
    • Einsparung der Archivräume und zusätzlicher Raumkapazitäten
    • Abbau von Insellösungen
    • Senkung der Druck- und Zustellkosten
    • Proaktive Datendeduplizierung
  • Kommunikation und Information
    • Amtsübergreifende Sicht auf Akten und Projekte
    • Hohe Informationsverfügbarkeit
    • Hoher Wissenstransfer zwischen den Beteiligten
    • Optimaler Kunden- und Bürgerservice durch schnelle Auskunftsfähigkeit
    • Einheitliche Informationsbasis für alle Mitarbeiter
  • Sicherheit und Transparenz
    • Verlässliche Absicherung von Geschäftsprozessen durch einheitliche Prozesse
    • Vollständige Prozessdokumentation der Vorgänge
    • Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit zur Einhaltung von Richtlinien
    • Integritätsschutz von Dokumenten
    • Beweiswerterhaltung
  • Dokumentenschutz / Datensicherheit
    • Aufbewahrung gemäß den rechtlichen Anforderungen und nach internen Dienstanweisungen
    • Lückenlose Aufbewahrung
    • Sicherung der Aufbewahrungsfristen
    • Gewährleistung der Dokumentenechtheit